Wystawianie faktury powinno być przyjemną czynnością dla każdego przedsiębiorcy. Wiąże się przecież z uzyskaniem przychodu. Warto więc zadbać o to, aby czynność ta była w jak największym stopniu zautomatyzowana. Nie ma sensu tracić czasu na ręczne sporządzanie dokumentu w wersji papierowej. Elektroniczne fakturowanie to obecnie standard – po co sobie utrudniać życie, skoro wystawić fakturę można nawet w kilka minut. Dowiedz się zatem o czym musisz pamiętać, aby zrobić to w sposób prawidłowy – zgodny z obowiązującym prawem oraz szybko i bez zbędnych komplikacji.
Najlepszym sposobem na sporządzenie faktury jest skorzystanie z dedykowanej aplikacji. Dzięki temu będziemy mogli sporządzić tego typu dokument księgowy dosłownie w paru krokach. Program automatycznie uzupełnia wszystkie informacje na podstawie wcześniejszych operacji. Istnieje także możliwość pobrania danych naszego kontrahenta bezpośrednio z bazy Głównego Urzędu Statystycznego.
Jakie zatem informacje muszą obligatoryjnie znaleźć się na fakturze? Kwestię tę precyzuje rozporządzenie Ministerstwa Finansów. Zgodnie z nim, taki dokument rachunkowy powinien obejmować między innymi:
- tytuł dokumentu – na przykład „faktura VAT”,
- numer identyfikacyjny,
- datę wystawienia,
- nazwa oraz dane adresowe firmy na rzecz której wystawiana jest faktura,
- adres oraz informacje adresowe podmiotu wystawiającego fakturę,
- nazwę sprzedawanego produktu lub realizowanej usługi,
- dane personalne sprzedawcy lub nabywcy (w przypadku, gdy którąś ze stron jest osoba fizyczna),
- numer NIP nabywcy i sprzedawcy (nie jest potrzebny w sytuacji transakcji zawieranej z osobą fizyczną),
- termin sprzedaży – konieczny, jeśli różni się on od daty wystawienia faktury,
- cenę jednostkową netto (bez Vat-u),
- stawkę podatku VAT,
- jednostkę miary oraz liczbę towarów, których dotyczy transakcja,
- kwotę należności ogółem (cenę brutto do uregulowania),
- sumaryczną wartość sprzedaży netto, z uwzględnieniem zróżnicowania na poszczególne stawki podatkowe (VAT).
Fakultatywnie na fakturze mogą zostać także umieszczone informacje odnoszące się do ostatecznego terminu uregulowania należności, metody zapłaty (przelew, gotówka), a także numeru rachunku bankowego, na który zostaną przelane środki pieniężne.
Obowiązuje zasada, zgodnie z którą faktura powinna zostać wystawiona w dwóch egzemplarzach – nabywca otrzymuje oryginał, natomiast do sprzedawcy trafia kopia. Rozporządzenie nie określa natomiast w sposób precyzyjny kwestii tego, za pomocą jakich narzędzi wystawić fakturę. Firmy zyskują więc pod tym względem sporą elastyczność. Dokument rachunkowy można wystawić nawet na zwykłej kartce papieru lub wykorzystując do tego celu prosty arkusz kalkulacyjny. Są to jednak rozwiązania bardzo czasochłonne i niewygodne – a także narażają na spore ryzyko popełniania błędów w trakcie nanoszenia danych. Problematyczne staje się także archiwizowanie faktur wraz ze wzrostem ich ilości, a także późniejsze odszukiwanie odpowiedniego dokumentu.
Program do automatycznego wystawiania faktur znacznie ułatwia zatem bieżące prowadzenie księgi przychodów i rozchodów oraz zarządzanie firmowymi finansami. Korzystając z oprogramowania w trybie online, nie musimy także przejmować się ewentualnymi zmianami w prawie – system zostanie automatycznie zaktualizowany i uwzględni wszelkie nowelizacje na etapie wystawiania faktur. Istotne jest także bezpieczeństwo gromadzonych danych oraz łatwy do nich dostęp. Faktury w trybie online można pobierać zasadniczo w każdym miejscu z dostępem do Internetu.
System do fakturowania umożliwia generowanie dokumentów w formacie PDF – wymaganym w przypadku wystawiania faktur elektronicznych. Możliwe jest także dowolne spersonalizowanie designu faktury – na przykład poprzez umieszczenie na dokumencie własnego logo firmy lub innych elementów identyfikacji wizualnej. Co istotne, oprogramowanie tego typu automatycznie wylicza wszystkie wartości liczbowe, takie jak wartości podatku czy kwoty brutto i netto na fakturze.
W jakim terminie należy wystawić fakturę?
Do wystawiania faktur są uprawnieni zarówno czynni podatnicy podatku VAT, jak i przedsiębiorcy zwolnieni z VAT-u (tak zwani nievatowcy). Tylko w pierwszym przypadku dokument będzie uwzględniał stawkę podatku VAT – nievatowiec wystawi fakturę bez VAT-u. Specyficznymi rodzajami faktur są również:
1. Faktura korygująca
Przedsiębiorca sporządza ją w przypadku konieczności wprowadzenia poprawek na poprzedniej fakturze (np. z powodu własnego błędu lub uwag zgłoszonych przez kupującego),
2. Faktura zaliczkowa
Jest wystawiana w sytuacji, kiedy kupujący wniósł wcześniejszą zapłatę zaliczkową, pokrywającą część całkowitej kwoty należnej za realizowaną usługę czy dostarczany towar. Dopiero po sfinalizowaniu całości zamówienia wystawiana jest właściwa faktura, na której kwota zostaje zmniejszona o wniesioną zaliczkę.
3. Faktura Pro forma
Jej celem jest przede wszystkim poinformowanie klienta o możliwości dokonania zakupu. Często opcja taka jest stosowana przez sklepy internetowe lub inne podmioty świadczące usługi online, którzy wysyłają tego typu formę przypomnienia na adres mailowy. Specyficzną cechą faktury pro forma jest zwolnienie z konieczności umieszczania na niej numeru NIP. Na podstawie tego typu dokumentu nie można jednak dokonać zaksięgowania przychodu ani też zaliczyć go do kosztów prowadzenia działalności. Aby było to możliwe, konieczne staje się uzyskanie właściwej faktury. Pro forma stanowi jedynie pewną formę przypomnienia, której rolą jest zmotywowanie kupującego do terminowego opłacenia usługi.
Zdecyduj się więc na fakturowanie za pomocą programu online. Dzięki temu dosłownie w kilka minut zdołasz sporządzić dokument księgowy, spełniający wszelkie kryteria prawne. Nie musisz przejmować się jakimikolwiek obliczeniami czy poszukiwaniem danych kupującego – system automatycznie uzupełni wszystkie informacje. Unikniesz także ryzyka przypadkowej omyłki, która mogłaby Cię narazić na problemy z uznaniem faktury przez organy skarbowe. Będziesz miał dostęp do dokumentacji z każdego miejsca, gdzie jest dostęp do Internetu. Dosłownie w kilka minut odnajdziesz każdą fakturę i w razie konieczności dostarczysz ją do księgowej czy Urzędu Skarbowego. Zapomnij raz na zawsze o papierowym fakturowaniu! Wystawiaj faktury w programie do tego przeznaczonym.