Wielu przedsiębiorców, nie mając wcześniej kontaktu ze światem faktur, martwi się o to, jak prawidłowo przygotować taki dokument. Wyjątkowo często pojawia się pytanie, czy istnieją jakieś uniwersalne wzory lub szablony, czy raczej można projektować wygląd i zawartość faktury z większą dozą swobody. Jeśli istnieje model, które trzeba się trzymać, to gdzie go znaleźć? Czy jeden szablon sprawdzi się przy okazji wszystkich rodzajów faktur, czy każdy z nich wymaga odmiennego wzoru? Tutaj odnajdziesz odpowiedzi na najczęściej powtarzające się wątpliwości dotyczące wzorów faktur!
Czy istnieje jeden obligatoryjny wzór faktury?
Na początek rozwiejmy wątpliwość numer 1 – NIE, nie istnieją żadne odgórnie narzucone, urzędowe wzory faktur, których należałoby się kurczowo trzymać. Tak naprawdę każdy może sporządzić swój własny szablon, w zależności od indywidualnych możliwości i preferencji. Można na przykład sporządzić dokument w arkuszu kalkulacyjnym, a później wykorzystywać taki wzór na własny użytek. Warto jednak odpowiedzieć sobie na pytanie, czy poświęcanie czasu na samodzielne przygotowanie faktury od zera rzeczywiście ma sens. W dobie internetu wszystko jest na wyciągnięcie ręki – także przejrzyste wzory faktur, które tylko czekają na to, aż z nich skorzystasz. Twórcy specjalnych programów do fakturowania projektują zróżnicowane szablony, na które należy później nanieść odpowiednie informacje. Nie inaczej jest z naszym programem, dzięki któremu wystawisz fakturę online w zaledwie kilka chwil. Na naszej stronie odnajdziesz wiele ciekawych możliwości. Już samo to, że możesz wysłać gotowy dokument mailem w przejrzystym pliku PDF, pozwoli Ci oszczędzić sporo czasu i zauważalnie przyspieszy kontakt z kontrahentem.
Wybieraj spośród wielu opcji
Nasz profesjonalny program do wystawiania faktur online umożliwia indywidualny wybór wzoru faktury, a także ustawienie danej opcji jako tę domyślną. Możliwość personalizacji dotyczy nie tylko samego wyglądu faktury, ale też danych zawartych w dokumencie (chociaż tu, do czego jeszcze powrócimy, nie ma aż takiej dużej dowolności; zależy to od polskiego prawa). To, jak ostatecznie będzie się prezentować Twoja faktura, zależy jednak w dużej mierze od tego, jakie podejmiesz decyzje na etapie „automatycznego projektowania”.
Dlaczego wybór estetycznego, oryginalnego wzoru faktury jest taki istotny? Cóż, w dzisiejszych czasach powiedzenie „jak cię widzą, tak cię piszą” jest bardziej prawdziwe niż kiedykolwiek wcześniej. Wystarczy drobna pomyłka wizerunkowa, żeby firma przepadła z kretesem; jednocześnie dbałość o detale może zaowocować nakręceniem marketingu szeptanego. Wygląd faktury ma bezpośrednie przełożenie na to, jak odbiorą Cię klienci. Skoro więc zależy Ci na dobrych relacjach z kontrahentami i na budowie profesjonalnego, eksperckiego wizerunku marki – nie warto przystawać na żadne ustępstwa w tej materii. Wystawiane faktury powinny być estetyczne i maksymalnie czytelne – tylko wtedy będą świadczyć o Twojej solidności o tym, że warto Ci zaufać. Trudno się dziwić, że prestiżowy wygląd dokumentacji jest obecnie na topie: papiery stanowią pewnego rodzaju wizytówkę, a jednocześnie oznakę szacunku. Skorzystaj z okazji i pokaż się kupującym w jak najlepszym świetle!
Chcąc zapewnić Ci maksymalne pole do popisu, uruchomiliśmy w naszym programie opcję wyboru spośród ośmiu różnych wzorów faktur. Oczywiście każdy z nich jest elegancki i w pełni przejrzysty – różnią się jednak fontami, mniej lub bardziej nowoczesnym wyglądem i układem niektórych informacji. We wszystkich wersjach najważniejsze informacje są odpowiednio wyróżnione, a reszta danych jest łatwa do odszukania i intuicyjnie rozmieszczona na kartce. Jeśli chodzi o stale elementy, na pierwszym planie zawsze pozostaje kwota do zapłaty; w drugiej kolejności w oczy rzucają się dane uczestników transakcji i numer konta sprzedawcy. Spis poszczególnych towarów i usług jest umieszczony w czytelnej, prostej tabeli – obejmuje ona zarówno nazwy, jak i ceny przedmiotów transakcji.
Odrobina koloru nie zaszkodzi! Kolorowe wzory faktur
Kiedy myślimy o fakturach, zwykle przychodzą nam do głowy niewymyślne, czarno-białe dokumenty. Rzeczywiście – większość faktur wygląda właśnie w taki sposób. Wymóg czytelności nie oznacza jednak, że faktury muszą wyglądać nudno i smutno – nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wyróżnić się spośród konkurencji zaproponować klientom wersję w kolorze. Jest to także doskonała metoda na odróżnienie faktur spośród jednolitej masy innych dokumentów. Korzystając z naszego programu online, masz do wyboru rozmaite odcienie: od stonowanej szarości, przez kolory niebieski i zielony, aż po bardziej odważne propozycje, w tym róż, czerwień czy jaskrawy fiolet. Jeśli nie znajdziesz w naszej ofercie nic, co by ci odpowiadało, możesz zaproponować własny kolor i stworzyć plik PDF z unikalnym fontem, tłem (np. z rozmytym tekstem) i typem obramowań. Jeśli Twój klient otrzyma taką fakturę, na pewno ją zapamięta – zabłyśniesz w jego oczach i wydasz się bardziej kreatywny i profesjonalny.
Z pomocą naszego narzędzia możesz w dowolnym miejscu i o dowolnym czasie ustawić wybrany wzór faktury albo wymienić go na inny. Aby to zrobić, kliknij „Ustawienia”, dalej „Wygląd dokumentów”, a następnie wybierz szablon, który najbardziej przemawia do Twojego gustu. Jeśli nie masz zastrzeżeń – zostaw wszystko tak, jak jest. Jeśli zaś chcesz coś zmienić albo podrasować, możesz nanieść stosowne poprawki, na przykład ustawić inny kolor. Kiedy już sprawdzisz podgląd i będziesz pewny, że jesteś zadowolony z efektu, zapisz wybrane ustawienia i ciesz się gotowym projektem, który możesz odtąd reprodukować dowolną ilość razy!
Korzystając z naszych usług, nie tylko zyskujesz dostęp do różnych wzorów faktur, ale też możesz dołączać do dokumentów dodatkowe informacje. Oprócz standardowych danych, które muszą znaleźć się na każdym potwierdzeniu transakcji, możesz dodać także zdjęcia sprzedawanych towarów, graficzny kod QR albo więcej adresów pocztowych. Dlaczego warto rozważyć załączenie zdjęć czy QR code'u?
Możliwość załączania zdjęć
Nasze narzędzie do wystawiania faktur online nie stroni od innowacji – dlatego też program pozwala na dodawanie do faktur materiałów obrazkowych. Chcąc liczyć się na współczesnym rynku, musisz nadążać za nowościami. Takie postępowe firmy coraz częściej definiują towar nie tylko poprzez użycie nazwy, ale i dołączenie poglądowego zdjęcia. Sceptycy mogą powiedzieć, że zwykły opis również zdaje egzamin, więc nie ma po co kombinować. Jasne – na potrzeby takiego dokumentu wystarczy sama nazwa albo jakiś symbol, ale pamiętajmy, że faktura może być pretekstem do o wiele szerszych kwestii, np. wizerunkowych. Dokument zawierający zdjęcia jest poglądowy i bardziej czytelny. Patrząc na taki papier, klient od razu rozpozna produkty – nie będzie musiał rozszyfrować (często podobnych albo mylących) nazw. Podobnie sami przedsiębiorcy, przeglądając archiwa, będą mieli o wiele lepszy ogląd na sytuację. Pamiętaj: stopień przejrzystości faktury może płynąć na tempo uregulowania należnej opłaty!
Pozostaje pytanie: jak dodać zdjęcie danego produktu do faktury? Czy można to zrobić jednorazowo, czy trzeba za każdym razem powtarzać procedurę od nowa? Spieszymy z odpowiedzią! Na samym początku musimy sporządzić dokumentację, czyli sfotografować sprzedawane produkty. Jest to trochę mrówczej pracy, warto jednak wykonywać ją z myślą, że bardzo się opłaci. Poza tym właściciele sklepów internetowych zwykle i tak dysponują stosownym katalogiem. Podczas przygotowywania faktury należy umieścić wybrane zdjęcie przy danym produkcie, po czym dodać je do bazy. Wystarczy, że klikniesz „Ustawienia” i „Wygląd dokumentów”, po czym wybierzesz zakładkę „PDF prestige”. Umożliwi Ci to dodawanie graficznych materiałów. Pamiętaj, żeby kliknąć „Zapisz”! Kiedy będziesz wystawiał następną fakturę, po prostu wczytaj interesujący Cię produkt z gotowej bazy, a towar wskoczy na fakturę nie tylko z nazwą i ceną, ale i z odpowiadającą mu fotografią.
Wzór faktury z kodem QR?
Po co dodawać do faktury kod QR? To obrazkowe zabezpieczenie potwierdza fakt, że dokument jest legalny i sprawia, że sprzedawca wydaje się bardziej wiarygodny w oczach nabywcy. Wystarczy zeskanować czarno-biały kwadracik, tak jak skanuje się kod kreskowy, żeby zyskać dostęp do wielu przydatnych danych. Różnica polega na tym, że jest nam do tego potrzebna wyłącznie stosowna aplikacja. Dzięki niej klient będzie mógł odczytać i potwierdzić najważniejsze informacje dotyczące faktury – datę jej wystawienia, dane na temat przedmiotu transakcji, jej stron i wszystkich cen.
A zatem – jak dodać kod QR do wystawianego dokumentu? Z naszym programem nie musisz się tym w ogóle martwić! Sprytny kwadracik jest domyślnie załączany do każdej faktury. Dopiero jeśli zdecydujesz się na wersję bez tego udogodnienia, musisz wejść w „Ustawienia” i „Wygląd dokumentów” oraz wybrać wzór „Standardowy bez QR kodu”. Dopiero wtedy kod zniknie z wystawianych przez Ciebie dokumentów. Zastanów się jednak, czy naprawdę warto z tego rezygnować i czy nie lepiej skorzystać z szansy na zwiększenie bezpieczeństwa i uwiarygodnienie własnych działań.
Wzór faktury nie jest tak ważny jak to, co ma się na niej znaleźć!
Najważniejsza jest bowiem sama zawartość dokumentu – to ona została uregulowana w treści ustawy. Oczywiście korzystając z naszego narzędzia, nie musisz się martwić o to, że pominiesz jakąś informację wymaganą przez prawo – dostępne szablony zawierają pełen komplet istotnych elementów. Nagłówek faktury wskazuje datę i miejsce jej wystawienia, a także daty sprzedaży i zakończenia transakcji (np. dostarczenia produktu). Poniżej widnieje stosowny numer faktury (musi on być zgodny z przyjętą przez Ciebie, konsekwentną numeracją), a obok – nazwiska i adresy obu stron biorących udział transakcji i numer konta sprzedawcy. Jeszcze niżej rozpisana jest czytelna tabela, a w niej dane na temat sprzedanych produktów i usług – nazwy, ilość, rabaty, ceny, stawki i kwoty podatku – wszystko przejrzyście rozpisane i podsumowane. Każdy dokument wyszczególnia także sposób i termin zapłaty (ewentualnie metodę dostawy). Na naszych fakturach widnieje także miejsce na podpisy wystawcy i odbiorcy faktury.
Nasz program nadaje się do wystawiania faktur VAT, ale i rzadziej potrzebnych dokumentów, takich jak faktura z odwrotnym obciążeniem, faktura marża albo faktura walutowa w jednym z 31 dostępnych języków. Do dokumentów można dodawać przeróżne oznaczenia i dopiski. Słowem: do wyboru, do koloru!